(בווידאו: טיפים לבעלי הדירות לפני חתימה על חוזה)
הרבה מים זרמו בירקון מאז סרט הפולחן "הקרב על הוועד" בכיכובם של "הגשש החיוור" וספק אם היום יש הרבה מתנדבים בקרב הדיירים המוכנים לשמש בתפקיד ראש הוועד. זהו תפקיד לא פשוט וכפוי טובה שרובנו מנסים להתחמק ממנו. האמיצים והאכפתיים מביננו מתנדבים ומתמודדים עם העוולות (טיפול בתקלות, ניקוי חדר המדרגות, גינון, התמודדות עם סרבני תשלום וכו') למען כולם. חוסר הרצון מצד הדיירים לבצע את המטלה של ניהול הוועד, מחריף במיוחד בבנייני רבי קומות בהם כל ניהול התפעול והתחזוקה הופך להיות מורכב יותר ודורש השקעת זמן בהיקף של כמעט משרה מלאה.
לאור זאת, אין זה מפתיע כי בשנים האחרונות מחליטים הדיירים לפנות לחברת ניהול נכסים ולהפקיד בידיהם את הטיפול בתחזוקה השוטפת של הבניין. לא מדובר רק בבנייני יוקרה אלא מגמה שהולכת ומתחזקת גם בבניינים רגילים. במקום שהדיירים ישלמו לוועד הבית וידאגו לניהול הנכס בעצמם, הם משלמים לחברה חיצונית וזו מתחייבת לדאוג לכל ולחסוך לדיירים את כאב הראש ולספק ניהול מסודר ומקצועי של הבניין.
נכון להיום, אין הסדרה לענף ולא מוגדרים בחוק קריטריונים המחייבים חברות אלו. כתוצאה מכך, טבעי שיצוצו בעיות תקשורת בין הדיירים לחברות הניהול. במקרה הקל, הדיירים יגלו פער בין ציפיותיהם למה שהם מקבלים בפועל מהחברה, אך כבר היו מקרים שדיירים נפלו קורבן לתרגיל עוקץ וחברות ניהול שנעלמו כלא היו לאחר שגבו מקבוצות דיירים סכום מכובד מראש והותירו את הבניינים שהתחייבו לנהל עם חובות של אלפי שקלים לאנשי מקצוע, נותני שירות וספקים.
כדי לא להגיע למצבים כאלה, חשוב לקחת בחשבון מספר שיקולים חשובים בבחירת החברה המתאימה.
בניית תוכנית אחזקה
כדי לבחור את חברת ניהול הנכסים המתאימה חשוב קודם כל לדעת מהם הצרכים הנדרשים. לשם כך כדאי לשכור את שירותיו של מומחה/יועץ אחזקה שילווה את התהליך. מומחה יוכל לבצע מיפוי מקצועי ומדויק של צרכי הבניין בהתאם למרכיבי התפעול השונים. למשל, תדירות ניקיון, תחזקת גינה, דרישות אבטחה (במידה ויש), טיפול במעליות ועוד. רשימת צרכים זו מאפשרת להבין מה המצב של הבניין באותה נקודת זמן וכן לאתר חברת נכסים המתאימה לטיפול בהיבטים השונים בצורה הטובה ביותר.
לעשות סקר שוק
מפרט הצרכים הוא למעשה "רשימת הקניות" שמאפשרת לקבל הצעות מהחברות השונות. כדי לבחור את החברה המתאימה יש לבדוק כי היא מותאמת לסוג הבניין שלכם. למשל, חברת ניהול שמנהלת בנייני מגורים ישנים בני 4 קומות עם מעלית אחת, לא בטוח תנהל באותה מקצועיות בניין בן 30 קומות עם 3 מעליות, חניון תת קרקעי ומערכות הגנה ואבטחה חדישות.
שיטת התשלום המתאימה
קיימות מספר שיטות תשלום מקובלות וכדאי לחשוב מראש מהו אופן התשלום המתאים לדיירים. שיטות התשלום הנהוגות הן:
א. סכום קבוע - בשיטה זו ("הכל כלול") נקבע סכום קבוע עבור כל שירותי החברה. לכאורה שיטה זו מעודדת את החברה לספק סל שירותים, תוך שמירה על יעילות ו-וודאות גבוהה לדיירים. כשמדובר בשירותי תחזוקה בסיסיים של ניקיון, גינון או פעולות אחרות הנקבעות על פי מפרט קבוע אין בשיטה זו בעיה, אולם אם נכללים בשיטה זו גם תחזוקה של מערכות שונות, עלולה החברה לחסוך בשירותים אלו, שאינם ניכרים לעיני הדיירים באופן שוטף או להיקלע לגרעונות היכולים להביא לפשיטת רגל.
ב. הוצאות + אחוזים - בשיטה זו משולמות לחברה כל ההוצאות השוטפות - הן התחזוקה הבסיסית והן תחזוקת כל המערכות, ועליהן מתווספים דמי הניהול המחושבים כאחוז מתוך ההוצאות. הבעיה המרכזית בשיטה זו היא שלחברה יש אינטרס להגדיל את הוצאות התחזוקה שכן חיסכון בהן יקטין את דמי הניהול שהיא מקבלת.
ג. הוצאות + סכום קבוע - שיטה זו שונה מהשיטה הקודמת בכך שהתשלום לחברה כדמי ניהול אינו קשור בהוצאות השוטפות אלא נקבע כסכום קבוע כך שאין לחברה אינטרס להגדיל את הוצאותיה.
המנהל המקצועי בשטח
בסופו של דבר ביום-יום תעבדו מול מנהל מקצועי הנמצא בשטח והוא יהיה הקשר הישיר והשוטף לכל בעיה או תקלה. חשוב להכיר ולדעת מראש מי יהיה אותו גורם ומה רמת הזמינות שלו. רצוי גם לנסות ליצור קשר ולבדוק כמה זמן לוקח לקבל מענה. מדובר במידע חשוב אשר יקל מאוד על העבודה השוטפת, במיוחד כשמדובר בתקלות דחופות הדורשות מענה מהיר ומיידי.
מעקב שוטף אחר הביצוע והתפעול
בניינים כיום מצוידים במערכות מתקדמות של אבטחה, השקיה, מעליות לגובה רב ועוד. לכן, דאגו לברר מראש האם נעשות ביקורות לאותן מערכות, כל כמה זמן ובאיזו יעילות (אתם לא רוצים לגלות בזמן אמת שהמערכות לא תקינות). אמנם חשוב לתקן תקלות נקודתיות הדורשות מענה ישיר (מנורה שרופה, צינור דולף וכו') אך בסופו של דבר חשובה גם התחזוקה לטווח הארוך שתמנע עלויות ענק ואפילו עלולה להביא לפגיעה בחיי אדם.
נקודה חשובה נוספת בהקשר זה היא השקיפות. חברת ניהול איכותית תדאג לדווח לכם על כל פעולה, קטנה כגדולה. אם הם מקצועיים ואמינים - אין להם מה להסתיר.
ניסיון קודם
כמו בבחירת כל ספק או נותן שירות, חשוב לדעת מהו הניסיון הקודם של אותה חברה. בקשו לדבר עם דיירים בבניינים קיימים ולקבל מהם חוות דעת על התרשמותם מהחברה. כדאי לבדוק האם היו בעבר תביעות או סכסוכים בין הדיירים לחברת הניהול.
האם יש את הביטוחים המתאימים
גם נושא הביטוח חשוב מאוד. מה בדיוק הוא מכסה? עד לאן מגיעה האחריות המקצועית של החברה? מי אחראי לעובדים שמעסיקה החברה? האם הם יכולים לתבוע אתכם? הימנעו מהוצאות מיותרות שלא הוגדרו מראש ובררו אודות הביטוח.
חברת ניהול טובה, יכולה ללא ספק ליצור אווירה נעימה יותר בבניין, להבטיח את תקינות המערכות ואף להעלות את ערך הבניין לטווח הארוך.
הכותב הוא מייסד ומנכ"ל חברת DARIMPO, פלטפורמה מתקדמת לניהול ותפעול בניינים משותפים ומסחריים