החל מהשלב הראשוני ועד הקמת הבניין: כל פרויקט בנייה מהווה פעילות עסקית מורכבת, הכוללת אתגרים בכל תחום, החל מסוגיות תכנוניות, הנדסיות ורגולטוריות, דרך סוגיות בנושא תקציב וניהול הפרויקט. בדרך כלל, חברת ניהול פרויקטים מטפלת בסוגיות האלו מטעם היזם.
כנציגתו של היזם בשטח, חברת הניהול מתאמת את התכנון בין כל גורמי המקצוע בשלב הראשוני של הפרויקט, כולל תאום מפרט מכר דירות ועד הוצאת היתר בנייה ומכרז קבלני, ומוודאה כי הפרויקט עומד ביעדי התכנון, לוחות הזמנים והתקציב, תוך פיקוח שוטף בזמן ביצוע הפרויקט.
אז איך מבטיחים את הצלחת הפרויקט, או יותר נכון לשאול: איך בונים אותו נכון? יעקב שוחט, הבעלים של חברת קו ישר מהנדסים, המנהלת פרויקטים בתחום הבנייה, מסביר על חשיבותו של תיאום התכנון בשלב הראשוני של הפרויקט.
"ביצוע תיאום תכנון בשלב הראשוני של הפרויקט, הידוע גם בתור השלב הקריטי - הוא המפתח להצלחת כל פרויקט," מסביר יעקב שוחט, "כאשר תיאום התכנון אינו מתבצע בשלב זה, או לא מתבצע כלל שלא נדע - פרויקטים יכולים בקלות לחרוג מהתקציב, להחמיץ מועדים ולגרום להסתבכות בזמן ביצוע הפרויקט, העלולה להביא להוצאות לא מתוכננות, וכן לירידה באיכות הביצוע".
"במילים אחרות, מכירים מגדל בבל? בדיוק זה. תיאום תכנון בשלב הראשוני של הפרויקט מסייע לכלל בעלי המקצוע בפרויקט הבנייה לדבר באותה השפה, ומבטיח שכולם יהיו באותו 'העמוד'. כך, באמצעות איחוד ותיאום בין כלל בעלי המקצוע בשלב הראשוני, ניתן לזהות בעיות פוטנציאליות ולטפל בהן בשלב מוקדם - לפני שהן הופכות לבעיות גדולות".
"כמו כן, כחלק מתהליך תיאום התכנון בשלב הראשוני, במטרה לחסוך זמן יקר - מנהל הפרויקט יהיה מעורב באופן ישיר בכל הנוגע לתהליכים מול ועדות התכנון, העיריות, תאגידי המים, כיבוי אש, פיקוד העורף ורשויות נוספות. למעשה, מנהל הפרויקט יהווה נקודת מפגש מרכזית ובלעדית בין היזם ובין הרשויות הרלוונטיות, ויוביל את תהליכי הרישוי לפרויקט ותאום התכנון במקביל".
"מנהל הפרויקט מוצלח מהווה לא רק את האחראי המתכלל מטעמו של היזם, הוא מהווה גם את הבסיס לזיכרון הארגוני של הפרויקט. אנו רואים יתרון המהותי במעורבות מנהל הפרויקט משלב התכנון של הפרויקט. אני מאמין כי אנו נמצאים במהלכו של יצירת סטנדרטים חדשים בכל הנוגע לשילוב מנהלי פרויקטים, הנותנים מענה לתיאום התכנון, לרישוי ולפיקוח על הביצוע, כאנשי המטה של היזמים".
"מה שהתחיל בקרב החברות הגדולות, הופך כעת לסטנדרט רוחבי בשוק, הן בקרב חברות בנייה גדולות והן בקרב יזמים בוטיקים. זאת בעיקר בשל ההבנה כי תפקידנו מאפשר ניהול יעיל של פרויקטים, תוך שמירה הדוקה על תקציב הפרויקט ואבטחת איכותם ועמידה בלוחות זמנים. כל אלה מהווים את הבסיס לפעילות עסקית מוצלחת לא רק בבנייה אלא בכל תחום אחר".
"לסיכום," אומר יעקב שוחט, "תיאום תכנון בצורה נכונה ובשלב הנכון - מפחית את הסיכון לעיכובים יקרים, הוצאות לא מתוכננות וכאבי ראש בזמן ביצוע הפרויקט. כשכולם עובדים מאותה תוכנית ומדברים את אותה השפה, באופן טבעי פוחתים הסיכויים לטעויות שנוצרות כתוצאה מחוסר בתקשורת ואי הבנות. אמרתי כבר מגדל בבל?"